Sorry, pero así es: convertirse en portavoz oficial de una compañía suele ir con el cargo. Las personas que ocupan puestos de dirección general o responsables de áreas clave son, normalmente, las personas que elegimos desde Comunicación cuando necesitamos una cara visible ante la prensa o en otros foros. También existen portavocías especializadas, necesarias para abordar temas específicos. No están en la portavocía del día a día, pero conviene tenerlas identificados por si acaso. En un mundo ideal, además de ostentar el cargo correspondiente, estas personas cumplirán una serie de requisitos. ¿Cuáles son estas características clave de un buen portavoz? En este post compartimos nuestra checklist de imprescindibles.
Puede sonar obvio, pero es algo básico: para poder desempeñar este rol tan importante para la compañía, un portavoz debe conocer a fondo la empresa y el contexto en el que se mueve, además de dominar el tema específico que va a abordar en ese encuentro concreto y las líneas rojas de lo que puede o no puede decir.
A la hora de prepararse la cita, también es clave recopilar información sobre el interlocutor, bien sea un periodista o una audiencia: ¿quién es?, ¿qué le interesa?, ¿qué lo caracteriza?... Aunque, admitámoslo, esto se suele preparar desde el departamento de Comunicación o, como es nuestro caso, desde la agencia.
Un buen portavoz debe ser capaz de transmitir su mensaje con claridad y eficacia. Para eso, debe ser capaz de:
Por otra parte, la vehemencia con la que comunique transmitirá credibilidad. Y qué decir de la habilidad para redirigir la conversación cuando entra en terreno escabroso hacia los temas que le interesan… Esta habilidad, ¡vale oro!
Según el psicólogo y profesor Albert Mehrabian, el 55% de lo que transmitimos corre a cargo del lenguaje corporal, es decir, es lenguaje no verbal. Si bien su regla del del 55-38-7 ha sido ampliamente discutida, lo cierto es que lo que expresa el cuerpo suma, o resta, a lo que decimos por la boquita.
Así que, además de preparar su mensaje, el buen portavoz debe dominar su postura, su gesticulación, sus miradas… para que realcen lo que dicen sus palabras. La clave: grabarse, conocerse, y ensayar hasta hasta que el cuerpo acompañe al mensaje.
Quienes nos dedicamos a esto de la comunicación corporativa insistimos en preparar y colocar mensajes clave en entrevistas y otros foros de forma machacona. Sin embargo, esto no significa que la portavocía equivalga a «soltar nuestro rollo» sin atender a nada más.
En realidad, es importante estar receptivos ante quienes tenemos delante, sean periodistas u otro tipo de audiencias, para leer sus reacciones y poder adaptarnos a lo que necesitan. En este sentido, la flexibilidad y adaptabilidad son características importantes para el portavoz.
Además, mostrar interés por las personas que tenemos delante, ya sea de manera verbal como no verbal, es una forma de conectar mejor con ellas y generar buena sintonía.
Los portavoces que mejor enganchan son aquellas personas que se muestran auténticas, genuinas. Las que dejan ver a la persona que hay detrás del profesional. Así consiguen transmitir credibilidad, transparencia y confianza. Aunque, ojo, la autenticidad no puede sacrificar la coherencia: un portavoz corporativo siempre representa a una empresa, por lo que debe percibirse alineación entre el carácter que transmite el portavoz y los valores de su organización. Es cuestión de coherencia comunicativa.
Sin duda, sentir comodidad cuando toca plantarse ante la prensa u otras audiencias proyecta seguridad y credibilidad en quien recibe el mensaje. Así, la confianza en las propias capacidades no pueden faltar en un buen portavoz.
Pero mucho ojo con pasarse de frenada: un exceso de confianza puede ser percibida como prepotencia, y la soberbia suele generar rechazo entre quienes escuchan, que pensarán: “Esta persona es una flipada o va de sobrada”. Y esto, que parece que tiene su público en el caso de creadores de contenido, en portavocía queda muy feo.
En línea con algunas características que ya hemos comentado, un portavoz debería mantener la templanza en todo momento y mostrar una actitud constructiva, trasladando su punto de vista con seguridad y respeto, y sin responder impulsivamente a críticas y comentarios que le incomoden. Es decir, tener capacidad para dominar las propias emociones y sentimientos en momentos difíciles y no perder el foco de lo que se quiere transmitir.
Lo contrario, sería cometer uno de los 6 errores de portavocía más comunes que #las enes vemos más de lo que nos gustaría.
Como decíamos al inicio de este artículo, en un mundo perfecto toda persona portavoz tendría de manera natural estas cualidades, además de ocupar la dirección general o del área correspondiente. En el mundo real, suele tener el cargo, el concocimiento y, según la persona, algo de esto, mucho de lo otro... y un poco menos de aquello.
¿Qué pasa entonces cuando nuestros portavoces no cumplen alguna o varias de estas características?
Pues, como siempre en la vida, hacemos con lo que tenemos. Y eso incluye la posibilidad de entrenar para potenciar aquellas habilidades que tiene de manera natural y mejorar aquellas otras en las que necesita un empujón, como hacemos en las sesiones de formación de portavoces de #lasenes.
En definitiva: elije a tu portavoz por su conocimiento e impulsa su capacidad para ser eficaz comunicativamente hablando. Si nos necesitas, aquí estamos.