¡Qué importantes son para una organización las personas que ejercen la portavocía! ¡Y qué papel tan difícil tienen! Son las personas encargadas de representar a la entidad ante los medios y otros públicos clave, por lo que su capacidad para transmitir mensajes claros, coherentes y alineados con los valores de la institución es fundamental. Son la cara y voz de su organización, sin dejar de ser ellas mismas.
Incluso las personas que han tenido la suerte de nacer con dotes para la comunicación deben prepararse para esta función. Sí, incluso para ellas la preparación previa es esencial para garantizar que puedan desempeñar este rol con éxito, evitando improvisaciones que puedan comprometer la imagen de la organización. Esta es la situación que nos presentó Basque Culinary Center y que analizamos en el caso de éxito de hoy en el blog de #lasenes.
Desde el área de comunicación de Basque Culinary Center nos contactaron con una necesidad muy específica: formar a dos de sus directivas, dos mujeres con grandes trayectorias profesionales, como portavoces eficaces. Una de ellas tenía experiencia previa con medios de comunicación, para la otra era un terreno inexplorado. Ambas, según nos indicó su empresa, tenían buena capacidad de comunicación, pero también varios aspectos a mejorar, como saber responder a preguntas corporativas y manejar temas potencialmente polémicos relacionados con sus áreas de especialización. Pronto detectamos otro reto mayor: un alto nivel de autoexigencia que les hacía percibir que su desempeño era peor de lo que realmente era.
- Afianzar la confianza de ambas directivas en su capacidad y su desempeño como portavoces.
- Ayudarles a conocer las necesidades y dinámicas de trabajo de los medios de comunicación, para gestionar con profesionalidad esa relación.
- Prepararles para enfrentarse a situaciones mediáticas reales con seguridad y efectividad.
- Cuestionario previo: enviamos a ambas directivas un documento con una batería de preguntas para conocerlas mejor y así poder diseñar un plan de trabajo ajustado a las necesidades individuales de cada una.
- Organizamos una formación en dos fases: una primera sesión teórica para explorar qué significa ser portavoz y cómo funcionan los medios; y una segunda jornada, práctica y muy intensa, en un plató simulado.
- Diseñamos un programa de ejercicios muy variado: a partir del briefing del cliente y las necesidades detectadas en el cuestionario, trabajamos la velocidad y las muletillas, observamos por qué parte del cuerpo se le escapaban a cada persona los nervios y realizamos distintos simulacros de posibles situaciones con medios de comunicación, para entrenar su capacidad para responder preguntas inesperadas y no deseadas. No vamos a desvelar todas nuestras técnicas –son secreto de estado– pero os podemos contar que hubo varias sorpresas inesperadas, con las que disfrutamos y de las que aprendimos mucho.
- Generamos situaciones complejas: así pudieron poner a prueba sus habilidades y prepararse para temas delicados y para mantenerse en sus mensajes clave. Y como de sus temas, que ya dominaban, salían fácil, atacamos con preguntas inesperadas propias de ese profesional del medio que siempre intenta ir más allá, profundizar, abordar muchos temas relacionados con la organización, hasta, incluso, esas líneas rojas que un portavoz nunca tiene que sobrepasar.
- Informe final individualizado: elaboramos un documento final señalando los puntos fuertes y de mejora de cada una de ellas, con indicaciones y propuestas concretas para trabajar estos últimos.
Gracias a este entrenamiento, las portavoces no solo adquirieron confianza, sino también herramientas efectivas para comunicar mensajes clave y sortear temas polémicos. Las grabaciones no engañan: con un poco de práctica ambas experimentaron avances significativos en temas como la velocidad, las muletillas o la gestualidad. Además, interiorizaron respuestas a preguntas difíciles e incómodas y aprendieron qué hacer y qué evitar en entrevistas de radio como, por ejemplo, a gestionar preguntas insistentes sin cerrar la entrevista de manera abrupta.
Si les preguntáis, probablemente os confiesen que "sudaron" durante los simulacros, pero nosotras, #lasenes, disfrutamos viendo cómo crecían y se convertían en portavoces preparadas para cualquier reto. Esa es la forma de aprender: ponerse en situación, interiorizar el mensaje y aprender a responder –aunque tengas que hacer un puente porque no puedes contestar a lo que te preguntan.